3 conseils pour bien gérer l'arrivée des nouveaux employés

Un processus de recrutement s’il est mené à terme débouche sur l’intégration d’un nouveau collaborateur. Comment comprendre de prévoir des démarches structurées et onéreuses sur cette phase pour ensuite négliger la phase d’intégration dans l’entreprise. En effet, l’expérience montre que l’accueil du nouvel arrivant n’est pas toujours une priorité, le fameux « Onboarding » avec un parcours d’intégration reste souvent le parent pauvre du dispositif.

Cette étape doit servir à aider le nouveau collaborateur à

Découvrir l’entreprise, ses équipes, sa culture et ses valeurs, voire son écosystème
Prendre ses marques dans son poste, sa mission
Identifier les interlocuteurs internes et externes avec lesquels il sera amené à développer des relations

Et cette étape est cruciale pour fidéliser le nouvel arrivant, et créer du lien. On considère que cet accueil et cette intégration représentent 50 % de l’efficacité d’une procédure de recrutement.

Alors quelles pour une intégration réussie ?

Préparer et accueillir le nouveau collaborateur

L’onboarding ne peut se limiter à un accueil, et une installation dans son nouveau bureau. Il nécessaire des actions en amont

Informer les équipes concernées car il n’est jamais agréable pour une équipe de voir arriver un nouveau collègue sans avoir été prévenus en amont. Une information plus générale à l’ensemble de l’entreprise peut également être envisagée
Préparer le poste de travail de façon que dès son arrivée le collaborateur puise disposer des outils de travail pour sa prise de poste (PC, mobile, carte d’accès, mails habilitation, fournitures bureau etc..)
Validez avec lui tous les aspects administratifs (contrats, mutuelle, etc..)
Il peut être pertinent de désigner un tuteur qui aura en charge de guider la nouvelle recrue dans l’entreprise et l’aidera à trouver sa place et prendre ses marques
Prévoyez des temps d’échanges avec sa ligne hiérarchique
Prévoir si nécessaire une formation.

Cette transmission d’information et découverte de son nouveau poste doit pouvoir se faire à travers un parcours d’intégration afin de le mettre en confiance et surtout de l’accompagner. Ce peut-être autour d’un petit déjeuner avec l’équipe qui va l’accueillir et permettre par exemple de le présenter à ses collègues. A cette occasion pourquoi ne pas lui donner les documents d’accueil et le mode d’emploi pour accéder aux informations utiles à sa prise de fonction.

Faites-lui découvrir l’entreprise, afin de lui permettre de se familiariser à sa nouvelle géographie professionnelle, bureaux, espaces collectifs, espaces de pause. Distribuez-lui un kit du nouvel arrivant avec une présentation de sa nouvelle entreprise, sa culture (projet d’entreprise par exemple) et les principales méthodes de fonctionnement.

Dans ce kit peuvent aussi figurer toutes les procédures RH : règles de fonctionnements, accords d’entreprise, demandes de congés, modalités de remboursement de frais par exemple afin de lui permettre de savoir comment fonctionner au sein de l’entreprise.

Cette phase d’intégration devra également permettre une rencontre avec son manager pour redéfinir les attentes, le périmètre du poste et les objectifs à court et moyen terme.

Accompagner la prise de poste

Tout nouveau collaborateur à besoin d’une période d’adaptation. En effet il va découvrir une nouvelle entreprise avec ses codes, ses valeurs, son fonctionnement, de nouveaux outils voire de nouveaux produits. C’est pourquoi il est fondamental qu’il sache ce qu’on attend de lui et les activités attendues lors des premières semaines dans l’attente de sa prise d’autonomie.

Selon les cas on peut prévoir un parrainage permettant une aide à acquisition de compétences nouvelles nécessaire dans le nouveau poste et une aide à l’orientation dans cette période. Ce peut également être des actions « vis mon job » avec un parcours de découverte sur les différents postes de travail des équipes avec lesquels le nouveau recruté sera en interaction. Ou un passage de relais lors d’un remplacement si une période de tuilage a été prévue qui permet la transition en douceur.

Faites des points réguliers pour suivre l’intégration du nouvel embauché

Afin de permettre une analyse conjointe de la phase d’intégration des points réguliers sont indispensables. Entretien planifié, échange informel, rapport d’étonnement sont l’occasion d’échanger sur ses éventuelles difficultés et de se confronter à la vision du nouvel arrivant qui peut permettre d ’identifier des pistes d’améliorations du fait de ce feedback avec un œil neuf.

Ces échanges peuvent être l’occasion, outre la maitrise de l’activité, d’analyser son appréciation du poste (qu’en avait-il compris, qu’est ce qui lui avait été décrit, quelles étaient ses attentes), de ses relations avec ses collègues, son manager, et si besoin, de ses difficultés pour accomplir ses missions.

Ils peuvent également permettre une adaptation du parcours d’intégration qui parfois, évite une séparation prématurée faut d’avoir essayé de traiter les problèmes identifiés.

C’est une étape importante dans l’après-recrutement qui recouvre des enjeux importants pour votre entreprise. En effet pour donner sa pleine mesure, le salarié doit se sentir attendu et accompagné.

Choisir les bons outils

Pour optimiser cette étape d’onboarding, le recours à des outils digitaux est devenu indispensable. Les avantages sont multiples avec une automatisation du processus, une amélioration de l’informations réciproques des différents intervenants, la centralisation et la diffusion des bases documentaires, l’accès à des bouquets de modules de professionnalisation, l’accompagnement « digital » du nouveau collaborateur, le suivi et l’évaluation de toute cette étape. Ces logiciels de Gestion Ressources Humaines sont multiples et Choisir un logiciel RH n'est pas forcément simple, mais c'est un bon investissement pour la plupart des PME, tant le gain de temps sur la gestion de votre personnel est non négligeable.