Quels sont les avantages des logiciels de gestion pour les organismes de formation ?
Ces dernières années sont témoins d’une évolution numérique effrénée sur tous les plans de la vie sociale et administrative. Dans un tel contexte, les entreprises sont appelées à s’adapter afin de répondre à une clientèle toujours plus exigeante. Les organismes de formation sont particulièrement confrontés à des enjeux croissants liés à la performance, à la conformité et à la traçabilité. À ce titre, ils doivent se doter de logiciels de gestion de facturation pour s’adapter à l’évolution constante des attentes des apprenants et des parents. Quels sont les avantages de cet outil pour les organismes ou les centres de formation agréés ?
Faciliter la gestion financière et la facturation électronique
Avec la généralisation de la facturation électronique, un organisme de formation doit être capable d’émettre des factures conformes aux exigences de l’administration fiscale. Le format Factur-X reste le modèle le plus en vogue actuellement. Pour l’émettre, vous avez normalement besoin d’un logiciel de gestion proposant la facturation électronique comme JLogiciels. Avec cet outil numérique, vous pouvez en toute facilité :
- Suivre les règlements de vos différents clients sur une seule interface ;
- Éditer les avoirs ;
- Gérer les différents taux de TVA , etc.
En clair, ce logiciel devient votre outil de gestion comptable que vous ayez un grand ou un petit organisme de formation. À travers son interface simple et intuitive, toute votre gestion financière est centralisée et fiabilisée. Pour en savoir plus sur ce logiciel de facturation électronique, vous trouverez sur le site officiel une documentation complète et des démonstrations sur demande.
Répondre aux enjeux réglementaires et administratifs
Le secteur de la formation est aujourd’hui très réglementé. À cette époque numérisée, il est demandé aux organismes de formation de se conformer à des normes strictes. Ils doivent établir une conformité réglementaire en ce qui concerne la facturation, la traçabilité des parcours de formation et la justification des financements publics. Et depuis l’entrée en vigueur de l’obligation de facturation électronique, ces entreprises sont appelées à produire des factures structurées et conformes aux normes.
Pour ce faire, elles adoptent les logiciels de gestion et de facturation électronique pour mieux se conformer aux règles. Ces outils sont réputés pour leur capacité à automatiser de nombreuses tâches administratives plus ou moins complexes. Ils permettent de centraliser les justificatifs et surtout de produire des rapports pour toute l’équipe de gestion. Le logiciel de gestion JLogiciels est élaboré avec les critères de certification Qualiopi.
Il permettra à votre organisme de formation de bénéficier des financements publics ou mutualisés provenant de Pôle emploi ou de la CPF. Cet outil vous permet d’ailleurs de gérer deux enjeux majeurs : sécuriser les activités de votre organisme de formation et réduire vos charges administratives.
Gagner en productivité grâce à l’automatisation
Un autre atout significatif des logiciels de gestion réside dans leur capacité à automatiser les activités récurrentes. En effet, ces outils vous permettent d’assurer en quelques clics et ceci depuis une seule interface :
- La planification des sessions ;
- L’envoi des convocations ;
- La génération des documents administratifs (feuilles d’émargement, conventions, attestations) ;
- La gestion des présences, etc.
Cette automatisation vous aide à rester focus sur l’ingénierie pédagogique et la relation client. Ce qui vous permet de créer de la valeur quotidiennement à travers des tâches pertinentes. La solution DFC Formations de JLogiciels vous aide par exemple à assurer une gestion fluide du cycle de formation. De la création d’une session à la facturation finale, l’outil permet d’automatiser toute la procédure. Cela vous aide à limiter au maximum les erreurs induites par l’homme et à réduire les délais de traitement.
Améliorer le suivi pédagogique et la satisfaction des apprenants
Le logiciel de gestion ne s’appesantit pas uniquement sur la facturation ou la gestion administrative. Il offre aussi des fonctionnalités avancées de suivi pédagogique. Celles-ci prennent en compte la gestion des compétences, des évaluations et des parcours individualisés. Un tel logiciel peut même vous offrir la possibilité d’intégrer des plateformes de Learning Management System.
Grâce à ces fonctions, vous voyez clairement la marge de progression de chaque apprenant et ajustez les cours au fur et à mesure. Certains outils comme DFC Formation vous permettent de mesurer la satisfaction des stagiaires et des entreprises clientes. Vous pouvez le faire via des questionnaires automatisés ou des rapports qualitatifs. Conséquence, vous bénéficiez d’une expérience utilisateur améliorée et vous vous adaptez plus facilement aux besoins des apprenants. Ce qui accroît le professionnalisme et l’efficacité de votre centre de formation.
Suivre toutes les activités avec des tableaux de bord intelligents
Un organisme de formation performant est un centre qui a une bonne capacité d’analyse de données. Avec les logiciels de gestion, votre entreprise peut relever aisément ce défi. En effet, les outils modernes proposent des modules de reporting assez puissants qui vous aident à apprécier en temps réel l’évolution de vos activités. Ils disposent de tableaux de bord via lesquels vous pouvez voir les indicateurs comme :
- Le chiffre d’affaires produit en temps réel ;
- Le taux de réussite des apprenants ;
- Le niveau de satisfaction des utilisateurs ;
- Le taux de remplissage des différentes sessions de formation ; etc.
Grâce à ces précieuses données, vous pouvez aisément prendre des décisions stratégiques et procéder à l’amélioration continue. Le logiciel DFC Formations propose en particulier des tableaux de bord personnalisables et des exports simples pour piloter vos activités. Cela vous permet de rester agile, d’anticiper les réactions du marché, et de faire un maximum de profit.
En définitive, les logiciels de gestion constituent des outils qui optimisent les activités des organismes de formation. Ils vous permettent d’assurer la facturation électronique, de répondre aux exigences réglementaires et de gagner en productivité. La solution DFC Formation de JLogiciels propose en particulier des fonctions avancées pour faire le suivi pédagogique.